Tổ chức sự kiện – được xem là một ngành đang rất phát triển trên toàn thế giới, một “con gà đẻ trứng vàng” của thời đại. Những con số có thể chứng minh điều này. Theo báo cáo của Tổ chức Du lịch Thế giới (UNWTO) năm 2017, ngành tổ chức sự kiện đã tạo ra gần 26 triệu việc làm và đóng góp 1,5 nghìn tỷ USD vào GDP toàn cầu. Số liệu này tương đương với giá trị kinh tế của một nền kinh tế lớn thứ 13 trên thế giới, vượt qua các quốc gia như Úc, Mexico và Ả Rập Xê Út. Tại Singapore, du lịch kết hợp với các hoạt động gặp gỡ, khen thưởng, hội nghị và triển lãm (MICE) đã tạo ra hơn 34.000 việc làm cả trực tiếp lẫn gián tiếp, với giá trị lên đến 3,8 triệu đôla Singapore, chiếm gần 1% GDP quốc gia.

Tại Việt Nam, tổ chức sự kiện còn là một ngành khá mới, tuy nhiên hiện nay nó đang bước vào giai đoạn phát triển cực kỳ mạnh mẽ. Các tiềm năng của thị trường cùng với xu hướng toàn cầu, hứa hẹn đây sẽ một ngành mũi nhọn với tiềm năng ấn tượng.

Vào mùa cao điểm du lịch, hoạt động của ngành sự kiện được phân bổ rộng rãi từ các khách sạn cao cấp đến trung cấp, các trung tâm yến tiệc, hội nghị,… Đặc biệt vào dịp cuối năm, ngoài các sự kiện nội bộ công ty, marketing và các sự kiện riêng tư, các sự kiện lớn như concert, countdown, triển lãm cũng được đẩy mạnh, làm cho ngành này tăng trưởng mạnh mẽ hơn nữa.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là cơ hội để các doanh nghiệp tiếp xúc và giao lưu với khách hàng cũng như đối tác, giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. So với các kênh truyền thông khác, đây là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.

Việc tổ chức sự kiện thực chất là tạo ra một cơ hội để thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và công chúng mục tiêu. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình, từ đó giúp tăng doanh số bán hàng.

Một sự kiện thành công sẽ tạo ra tác động truyền thông hiệu quả đến những người tham gia. Ngược lại, một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị và hình ảnh thương hiệu đối với công chúng. Do đó, tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu trong chiến dịch truyền thông marketing của bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện:

Củng cố và phát triển thương hiệu: Điều đầu tiên và quan trọng nhất của việc tổ

chức sự kiện là củng cố và phát triển thương hiệu. Sự kiện là kênh quảng bá các sản phẩm, dịch vụ mới, thương hiệu, giúp công ty tiếp cận được nhiều khách hàng và đối tác. Các doanh nghiệp có thể thể hiện mình thông qua sự đầu tư quy mô lớn cho sự kiện, sự chuyên nghiệp của sự kiện thông qua cách tổ chức chương trình, nhân viên phục vụ, khâu quản lý… Từ đó, thương hiệu của doanh nghiệp có thể phát triển, được nhiều người quan tâm và có uy tín trên thị trường.

Tạo ấn tượng đẹp với khách hàng và đối tác: Khi tham dự sự kiện, khách hàng có cơ hội trải nghiệm trực tiếp các sản phẩm, dịch vụ và chất lượng từ công ty. So với việc chỉ xuất hiện trên truyền hình hay các báo mạng và phương tiện thông tin đại chúng, việc khách hàng có thể “mắt thấy, tai nghe, tay sờ” giúp họ cảm nhận sản phẩm một cách rõ ràng và đưa ra nhận xét chính xác nhất về doanh nghiệp.

Tìm kiếm được khách hàng tiềm năng: Đối với trường hợp các khách hàng chưa tiếp cận được những thông điệp quảng cáo của công ty trên các phương tiện truyền thông, thì sự kiện chính là một dịp để doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm với các đối tượng tiềm năng của mình. Sau khi đã có ấn tượng và có cảm tình thông qua tham dự sự kiện, khả năng họ tìm đến công ty của sẽ là rất cao.

Điểm nhấn trong chiến dịch marketing: Đây là hình thức marketing khác biệt và độc đáo nhất vì nó cung cấp cho người tham dự những trải nghiệm thực tế, các sản phẩm thật do chính công ty sản xuất. Từ đó, sự kiện giúp củng cố thêm lòng của khách hàng về thương hiệu của doanh nghiệp.

Truyền tải thông điệp: Mỗi một sự kiện đều có thông điệp cụ thể. Muốn thông điệp được công chúng nhớ thì doanh nghiệp phải nhắc đi nhắc lại thông điệp đó một cách nhất quán từ đầu đến cuối. Thông điệp có thể được thể hiện qua hình ảnh, sân khấu, banner, quà tặng, sản phẩm, các tiết mục giải trí như nhảy múa, ảo thuật, trò chơi… Thông điệp cũng có thể được thể hiện qua lời như tên gọi sự kiện, bài phát biểu, các bài đăng trên mạng xã hội…

Công cụ của chiến lược truyền thông: Tổ chức sự kiện là sự kết hợp hài hòa giữa các yếu tố như hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng thương hiệu và thâm nhập thị trường.

Đánh bóng thương hiệu: Tổ chức sự kiện là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá tên tuổi của mình, từ một chương trình giới thiệu sản phẩm mới trong 3 tháng, đến một cuộc hội nghị khách hàng, chuyến đi dã ngoại cho nhân viên, hay một buổi gặp gỡ báo chí nhân dịp xuất khẩu lô hàng đầu tiên.